Declaration
വകുപ്പ് 1 .നിര്വൃചനങ്ങള്
a) ഫോറം - സീനിയര് സിറ്റിസണ്സ് ഫോറം മൂവാറ്റുപുഴ
2) സീനിയര് സിറ്റിസണ് 60 വയസ് പൂര്ത്തിയായ ഏതൊരു പൌരനും ൭ അംഗം = ഫോറത്തിന്റെ അംഗത്വ രജിസ്റ്ററില് നിയമാനുസൃതമായി പേരെഴുതി ചേര്ക്കപ്പെട്ട വ്യക്തി.
d) കണ്സില് - ഫോര്ത്ത്ന്റെ ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സില്
6) അംഗത്വഫീസ് “സിംഗിള് അംഗത്വഫീസ് (1.4.2014 മുതല് ) 1000 രൂപയും കുടുംബ അംഗത്വഫീസ് 1500 രൂപയും.
7) ഭാരവാഹികള് പ്രസിഡണ്ട്,വൈസ് പ്രസിഡന്റ്,സെക്രട്ടറി, ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി,ട്രഷറര് 9) സബ് കമ്മറ്റി - വകുപ്പ് 8/3 അനുസരിച്ചു രൂപീകരിക്കുന്ന കമ്മറ്റികള് h) ജനറല് ബോഡി - ഫോറത്തിന്റെ അര്ഹരായ മുഴുവന് അംഗങ്ങളും അടങ്ങുന്ന സമിതി |) കുടുംബം - ഭാര്യയും ഭര്ത്താവും ) മാസം - ഇംഗ്ലീഷ് കലണ്ടര് മാസം k) വര്ഷം - സാമ്പത്തിക വര്ഷം ) Myogagol മീറ്റിങ്ങ് -എല്ലാ മാവും ചേരുന്ന ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സില് യോഗം
വകുപ്പ് വകുപ്പ് 2 അംഗത്വം മൂവാറ്റുപുഴയിലും പരിസരപ്രദേശങ്ങളിലും താമസിക്കുന്ന 60 വയസ് പൂര്ത്തിയായ ഏതൊരു alMEMjo ഫോറം ഗവേര്ണിംഗ് കൌാണ്സിലിന്റെ അംഗീകാരത്തോടെ ഫോറത്തില് അംഗമായി ചേരാം . അങ്ങനെയുള്ള വ്യക്തികളുടെ ജീവിത പങ്കാളിക്ക് പ്രായഭേദമെന്േേ ഇതില് അംഗമാകാവുന്നതാണ്.
വകുപ്പ് 3 അംഗത്വത്തിനുള്ള നടപടിക്രമം ഫോറത്തില് അംഗമായി ചേരാന് ആഗ്രഹിക്കുന്നവര് ആയതിലേക്ക് നിശ്ചിത ഫോറത്തില് കൌണ്സില് അംഗമല്ലാത്ത ഒരംഗത്തിന്റെ ശുപാര്ശയോടുകൂടി സെക്രട്ടറിക്കു അപേക്ഷ നല്കേണ്ടതാണ്. അപ്രകാരം ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷ സെക്രട്ടറി ഫോറം കൌണ്സിലിന്റെ അംഗീകാരത്തിനായി സമര്പ്പിക്കണം. അംഗത്വ അപേക്ഷ സ്വീകരിക്കപ്പെട്ടാല് നിലവിലുള്ള അംഗത്വ ഫീസ് അടക്കേണ്ടതും , അടക്കുന്ന മുറക്ക് ആ വ്ൃക്തിക്ക് അംഗത്വം നല്കേണ്ടതുമാണ്. അംഗത്വം നിരസിച്ചാല് ആ വിവരം സെക്രട്ടറി പ്രസ്തുത വ്യക്തിയെ അറിയിക്കേണ്ടതും അപേക്ഷ സ്വീകരിച്ച അംഗമായാല് അപേക്ഷകന് 2 പാസ്പോര്ട്ട് സൈസ് ഫോട്ടോ ഫോറത്തില് ഏല്ലിക്കേണ്ടതും ഫോട്ടോ ലഭിക്കുന്ന മുറക്ക് ഫോട്ടോ പതിച്ച ഐഡന്റിറ്റി കാര്ഡ് ഫോറം നല്കുന്നതുമാണ്. അംഗത്വ അപേക്ഷ പരിശോധിച്ച് തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള പരമാധികാരം ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലില് നിക്ഷിപ്തമായിരിക്കും.
വകുപ്പ് 4 അംഗങ്ങളുടെ അവകാശങ്ങളും ആനുകൂല്യങ്ങളും
1. പൊതുയോഗത്തില് പങ്കെടുക്കുവാനും വോട്ട് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള അവകാശം
2. ഭാരവാഹികളുടെ സ്ഥാനത്തേക്കും കാണ്സിലിലേക്കും മത്സരിക്കുവാനുള്ള അവകാശം
3. ഫോറത്തിലേക്കു പുതിയ അംഗങ്ങളെ ശുപാര്ശ ചെയ്യുവാനുള്ള അവകാശം
4. ഫോറത്തിന്റെ നിയമങ്ങള്ക്കും നിയത്രണങ്ങള്ക്കും വിധേയമായി ഫോറത്തിന്റെ ഏല്ലാ പ്രവര്ത്തനങ്ങളിലും പങ്കെടുക്കുന്നതിനുള്ള അവകാശം
5. ബൈലോ ഭേദഗതി നിര്ദ്ദേശിക്കുവാനുള്ള അവകാശം
6. ഫോറത്തിന്റെ എല്ലാ റെക്കാര്ഡുകളും കാണസിലിന്റെ അനുമതിയോടെ ഒരു ഭാരവാഹിയുടെ സാന്നിധ്യത്തില് ഫോറം ഓഫീസില് പരിശോധിക്കുവാനുള്ള അവകാശം
7. മുതിര്ന്ന പൌരന്മാര്ക്ക് അതാതു കാലത്തു കേന്ദ്ര സംസ്ഥാന സര്ക്കാരുകള് അനുവദിക്കുന്ന അവകാശങ്ങള്ക്കും ആനുകൂല്യങ്ങള്ക്കുമുള്ള അവകാശം
8 ഫോറത്തിന്റെ സുഗമമായ പ്രവര്ത്തനത്തിന് ഏകാഗം 500 രൂപയും കുടുംബ അംഗം 750 രൂപയു പ്രവര്ത്തന ഫണ്ടായി ആണ്ടിനാല് നല്കേണ്ടതാണ്. വകുപ്പ് 1(ദ)യില് നിര്ദ്ദേശിക്കുന്ന ഫീസ് ആജീവനാന്ത അംഗത്വത്തിനുള്ളതാണ്. ഇപ്രകാരം പ്രവര്ത്തന ഫണ്ട് നല്കാത്തവര് കുടിശ്ലിീക ക്കാരായിരിക്കും. കുടിശിക തീര്ക്കുന്നതുവരെ വകുപ്പ് 4/4-ല് പറയുന പ്രകാരമേ അവകാശങ്ങളും ആനുകൂല്യങ്ങളും അവര്ക്കു ലഭിക്കുകയുള്ളു
വകുപ്പ് 5 അംഗത്വം അവസാനിപ്പിക്കല്
1. അംഗത്വം രാജി വയ്ക്കുക
2. അംഗം മരണപ്പെടുക
3. അംഗം പുറത്താക്കപ്പെടുക അംഗത്വം നഷ്ടപ്പെടുന്നവരുടെ അംഗത്വഫീസ് മടക്കി കൊടുക്കുന്നതല്ല.
വകുപ്പ് 6 അംഗത്തെ പുറത്താക്കല് ഏതെങ്കിലും അംഗം ഫോറത്തിന്റെ ചട്ടങ്ങളും നിബന്ധനകളും ലംഘിക്കുകയോ, ഫോറത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ ലക്ഷ്യങ്ങള്ക്ക് വിരുദ്ധമായോ സല്പ്പേരിനു കളങ്കം വരുത്തുന്ന രീതിയിലോ പപ്രവര്ത്തിക്കുകയോ ചെയ്താല് സെക്രട്ടറിയുടെ റിപ്പോര്ട്ടിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് കൌാണ്സിലിന് ആ അംഗത്തെ ഫോറത്തിന്റെ അംഗത്വത്തില് നിന്നും മാറ്റി നിര്ത്തുന്നതിനും 14 ദിവസത്തിനകം വിശദീകരണം തേടികൊണ്ടുള്ള കാരണം കാണിക്കല് നോട്ടിസ് നല്കുന്നതിനും അധികാരമുണ്ട്. വിശദീകരണം തൃപ്തികരമല്ലാതിരിക്കുകയോ നോട്ടീസിന് മറുപടി നല്കാതിരിക്കുകയോ ചെയ്താല് അംഗത്തെ പുറത്താക്കല് ഉള്പ്പെടെയുള്ള യുക്തമായ നടപടി എടുക്കുവാന് കാണ്സിലിന് അധികാരമുണ്ട്. അപ്രകാരം പുറത്താക്കപ്പെടുന്ന അംഗത്തിന് ജനറല് ബോഡിക്കു അപ്പില് നല്കാവുന്നതാണ്. അടുത്ത ജനറല് ബോഡി ഈ വിഷയം പരിശോധിച്ച് തീര്പ്പു കല്ലിക്കേണ്ടതും ആ തീരുമാനം അന്തിമമായിരിക്കുന്നതുമാണ്.
വകുപ്പ് 7 ഗവേര്ണിംഗ് കണ്സില്
1. ഫോറത്തിന്റെ ഭരണവും നിയന്ത്രണവും ജനറല് ബോഡി തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന ഗവേര്ണിംഗ് കഭാണ്സിലില് നിക്ഷിപ്തമായിരിക്കും
2. പ്രസിഡന്റ വൈസ് പ്രസിഡന്റ് സെക്രട്ടറി, ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി ,ട്രഷറര് എന്നീ ഭാരവാഹികളും 12 അംഗങ്ങളും ഉള്പ്പെട്ട 17 പേര് അടങ്ങുന്നതാണ് ഗവേര്ണിംഗ് കഭധാണ്സില്
3. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലില് കുറഞ്ഞത് 3 സ്ത്രീകളും,വകുപ്പ് 9 പ്രകാരം തിരഞ്ഞെടുക്കപ്പെട്ട സംസ്ഥാന കണ്സില് അംഗങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കണം
4. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിനെ തെരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് ജനറല് ബോഡയായിരിക്കും.പ്രസിഡന്റ വൈസ് പ്രസിഡന്റ് സെക്രട്ടറി, ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി ,ട്രഷറര്സ്റ്റേറ്റ് കാണ്സിലിലേക്കുള്ള പ്രതിനിധികള് എന്നിവരുള്പ്പെട്ട ഗവേര്ണിംഗ് കൌണ്സില് അംഗങ്ങളെ ജനറല് ബോഡി നേരിട്ട് തെരഞ്ഞടുക്കേണ്ടതാണ്.
5. ഗവേണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ കാലാവധി 2 വര്ഷമായിരിക്കും. തന്മൂലം ഒന്നിടവിട്ട വര്ഷങ്ങളില് ഏപ്രില് മാസത്തില് ചേരുന്ന വാര്ഷിക യോഗത്തിലായിരിക്കണം ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിലേക്ക് ചട്ടങ്ങള്ക്ക് വിധേയമായി തെരഞ്ഞെടുപ്പ് നടത്തേണ്ടത്. മെയ് ഒന്നാം തീയതിയോ അതിനു മുന്പോ പഴയ കണ്സില് പൂതിയ കൌാണ്സിലിന് ഭരണം കൈമാറണം. അപ്രകാരം നടന്നില്ലെങ്കില് മെയ് 1 -നു പുതിയ കാണ്സില് ഭരണത്തില് വന്നതായി കണക്കാക്കണം.
6. കാാണ്സിലിലെ ഏതെങ്കിലും അംഗം തക്കതായ കാരണം അറിയിക്കാതെ തുടര്ച്ചയായി 3 സ്റ്ാറ്റൂട്ടറി മീറ്റിംഗില് ഹാജരാകാതെ വന്നാല് സ്ഥാനം സ്വമേധയാ നഷ്ടപ്പെടുന്നതാണ്.
7. ഗവേര്ണിംഗ് കാണ്സിലില് ഒഴിവുണ്ടായാല് അംഗങ്ങളില് നിന്നും കോ-ഓപ്ഷന് വഴി ഒഴിവു നികത്തണം. രാജി,മരണം , പുറത്താക്കല് , വകുപ്പ് 7/6 എന്നീ കാരണങ്ങള്കൊണ്ട് ഏതെങ്കിലും ഭാരവാഹിയുടെ സ്ഥാനം ഒഴിവായാല് കൌണ്സിലിലെ ഒരംഗത്തെ ആ സ്ഥാനത്തേക്ക് കണ്സില് തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും തദ്വാര വന്ന ഒഴിവു കോ- ഓപ്ഷനില്കൂടി മേല്പ്രകാരം നികത്തുകയും വേണം. ഇപ്രകാരം ഒഴിവു നികത്തുന്നതിന് അടുത്ത ജനറല് ബോഡിയില് അംഗീകാരം വാങ്ങണം.
8. കാണ്സിലിലെ ഒരംഗം രാജി വയ്ക്കാന് തീരുമാനിച്ചാല് സെക്രട്ടറിക്കും, സെക്രട്ടറി രാജി വയ്ക്കാന് തീരുമാനിച്ചാല് പ്രസിഡന്റിനും രാജിക്കത്ത് നല്കണം. രാജിക്കത്ത് ലഭിച്ചാല് 7 ദിവസത്തിനകം സെക്രട്ടറി / പ്രസിഡണ്ട് അജണ്ട വച്ച് കൌണ്സില് യോഗം വിളിച്ചുകൂട്ടണം. കണ്സില് അംഗീകരിച്ചാല് രാജി പ്രാബല്യത്തില് വരും.അപ്രകാരം ഉണ്ടാകുന്ന ഒഴിവുകളും വകുപ്പ് 7/7 പ്രകാരം നികത്തണം.
വകുപ്പ് 8 ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ അധികാരങ്ങളും കടമകളും.
1. ജനറല് ബോഡിയാല് നല്കപ്പെട്ട അധികാരങ്ങക്ക് വിധേയമായി ഫോറത്തിന്റെ കാര്യങ്ങള് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും നിയന്ത്രിക്കുന്നതും ഗവേര്ണിംഗ് കണ്സില് ആയിരിക്കും.
2, ഗവേര്ണിംഗ് കണ്സില് മാസത്തില് ഒരിക്കല് എങ്കിലും കൂടിയിരിക്കണം. മുന്മാസപ്രവര്ത്തനങ്ങള് വിലയിരുത്തുകയും , കണക്കുകള് പരിശോധിച്ച് പാസ്സാക്കുകയും, വകുപ്പ് 3 പ്രകാരം പുതിയ അംഗത്വത്തിനുള്ള അപേക്ഷകള് ഉണ്ടെങ്കില് അവ പരിഗണിച്ചു യുക്തമായ തീരുമാനം എടുക്കുകയും അടുത്ത മാസത്തെ സംഗമ പരിപാടികള് ആവിഷ്കരിച്ചു നടപ്പിലാക്കുകയും വേണം.
3. കൌണ്സിലില് ഒഴിവുണ്ടായാല് നികത്തുക , ആവശ്യമെങ്കില് പ്രത്യേക കാര്യങ്ങള്ക്കു സബ് കമ്മറ്റികള്ക്കു രൂപം നല്കുക,സാമ്പത്തിക സമാഹരണം നടത്തുകയും ചെലവുകള് നിര്വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക, സാമ്പത്തിക നിലവാരം അനുസരിച്ചു ആവശ്യമെങ്കില് ശമ്പളവും വ്യവസ്ഥയും നിശ്ചയിച്ചു ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുക,ശിക്ഷണ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക , വാര്ഷിക ജനറല് ബോഡി യോഗം വിളിക്കുക,വാര്ഷിക റിപ്പോര്ട്ടും കണക്കും അവതരിപ്പിക്കുക, ഫോറത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ ലക്ഷ്യങ്ങള്ക്ക് അനുസൃതമായി പ്രവര്ത്തിക്കുക.
4 50000 രൂപയ്ക്കു മുകളില് ചെലവ് വരുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകള്ക്കും വിശിഷ്യാ സ്ഥാവകജംഗമ വസ്തുക്കളുടെ ക്രയവിക്രയങ്ങള്ക്കും ജനറല് ബോഡിയുടെ മുന്കൂര് അനുവാദം വാങ്ങേണ്ടതാണ്.
5. ടഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ എല്ലാ നടപടികളും മിനിറ്റ്സ് ബുക്കില് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതും അടുത്തു ചേരുന്ന യോഗത്തില് വായിച്ചു പാസ്സാക്കേണ്ടതുമാണ് .
6. ഫോറം നിയമാവലിയില് ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങളും കൂട്ടിച്ചേര്ക്കലുകളും ഭേദഗതികളും നിര്ദ്ദേശിക്കുക.
7. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ കോറം 9 ആയിരിക്കും.
വകുപ്പ് 9 സംസ്ഥാന കണ്സില്
ഫെഡറേഷന് ഓഫ് ദി സീനിയര് സിറ്റിസണ്സ് അസോസിയേഷന് കേരളയില് (FOSCAK) അംഗമായ ഫോറത്തിന് സ്റ്റേറ്റ് കൌണ്സിലില് , ഫെഡറേഷന് നിയമാവലിയുടെ 11 വകുപ്പ് പ്രകാരം അര്ഹമായ പ്രാധിനിത്യം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.സ്റ്ററേറ്റ് കാൌാണ്സിലിലേക്കുള്ള പ്രതിനിധികളെ തെരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് വകുപ്പ് 7 പ്രകാരം ജനറല് ബോഡിയില് നിന്നായിരിക്കണം . ഈ പ്രതിനിധികളില് ഫോറം പ്രസിഡന്റും സെക്രട്ടറിയും ഒരു വനിതാ അംഗവും ഉള്പെട്ടിരിക്കണം . ഏതെങ്കിലും കാരണത്താല് ഒരു ഫോറം കണ്സില് അംഗത്തിന് ആ സ്ഥാനം നഷ്ടപ്പെട്ടാല് , ആ അംഗം സ്റ്റേറ്റ് കണ്സില് പ്രതിനിധിയും കൂടിയാണെങ്കില് ആ സ്ഥാനവും കൂടി സ്വമേധയാ നഷ്ടപ്പെടുന്നതാണ്.
വകുപ്പ് 10 ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സില് ഭാരവാഹികളുടെ അധികാരങ്ങളും കടമകളും. 1.പ്രസിഡണ്ട് : ഫോറത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തനങ്ങളുടെ മൊത്തത്തിലുള്ള മേല്നോട്ടവും നിയന്ത്രണവും പ്രസിഡന്റിനാണ്. ജനറല് ബോഡി / കണ്സില് യോഗങ്ങളില് അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കുകയും സമ്മേളനങ്ങള് നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് പ്രസിഡന്റിന്റെ ചുമതലയാണ് . ഫോറത്തിന്റെ ധനപരമായ ഇടപാടുകള്, വ്യവഹാരങ്ങള് മുതലായവയില് പപ്രസിഡന്റ് , സെക്രട്ടറി, ഖജാന്ജി എന്നിവര്ക്ക് കൂട്ടുത്തരവാദിത്വമുണ്ട് . വോട്ടിംഗ് വേളകളില് തുല്യത വന്നാല് പ്രസിഡന്റിന് കാസ്റ്റിംഗ്
വോട്ട് ചെയ്യാം.
2.വൈസ് പ്രസിഡണ്ട് : പ്രസിഡന്റിന്റെ അഭാവത്തില് പ്രസിഡന്റിന്റെ എല്ലാ അധികാരങ്ങളും വൈസ് പ്രസിഡന്റിനായിരിക്കും.
എല്ലാ കാര്യങ്ങള് വൈസ് പ്രസിഡണ്ട് പ്രസിഡന്റിനെ അഹായിക്കുകയും വേണം..
3, സെക്രട്ടറി : ഫോറത്തിന്റെ മുഖ്യ കാര്യനിര്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥനാണ് സെക്രട്ടറി. പ്രസിഡന്റുമായി ആലോചിച്ചു യോഗങ്ങള്
വിളിക്കേണ്ടതും അജണ്ടകള് തയാറാക്കേണ്ടതും സെക്രെടുടറിയാണ്. സെക്രട്ടറി യോഗം വിളിക്കുവാന് വിസമ്മതിച്ചാല്
പ്രസിഡന്റ് യോഗം വിളിച്ചു നടപടികള് നടത്തണം. ഫോറം വക സകല കാത്തിടപാടുകളും നടത്തേണ്ടതും റിക്കാര്ഡുകള്
എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും സെക്രട്ടറിയുടെ ചുമതലയാണ്. ഫോറത്തിന്റെ സകല ഫയലുകളുടെയും റോക്കാര്ഡുകളുടെയും
സൂക്ഷിപ്പുകാരനാണ് സെക്രട്ടറി. മിനിറ്റ്സ് ബുക്ക് സെക്രട്ടറി കൃത്യമായി എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും കണ്സില് അംഗങ്ങള്
ആവശ്യപ്പെട്ടാല് ഓഫീസില് സമയത്തു പരിശോധനകള്ക്കു നല്കേണ്ടതുമാണ്.
സെക്രട്ടറി സൂക്ഷിക്കേണ്ട റിക്കാര്ഡുകള്
1. അംഗത്വ രജിസ്റ്റര് അംഗങ്ങളുടെ പേരും മേല്വിലാസവും ഫോട്ടോയും മറ്റു പ്രസക്ത വിവരങ്ങളും അടങ്ങുന്ന രജിസ്റ്റര്.
2, മിനിറ്റ്സ് ബുക്ക് യോഗങ്ങളിലെ ചര്ച്ചകളും തീരുമാനങ്ങളും നടപടികളും രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ബുക്ക്
3, പ്രോപ്പര്ട്ടി രജിസ്റ്റര് ;ഫോറത്തിന്റെ സ്ഥാവര ജംഗമ വസ്തുക്കള് കൃത്യമായി ഉള്ക്കൊള്ളിച്ചിട്ടുള്ള രജിസ്റ്ററും
തല്സംബന്ധമായ രേഖകളും
4.സംഭാവന രജിസ്റ്റര് :സംഭാവനകള് നല്കിയവരുടെ പേരും തുകയും അടങ്ങിയ രജിസ്റ്റര്.
5, ഫോറവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകള്,രജിസ്ട്രേഷന് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് ,. നിയമാവലി, മറ്റു റിക്കാര്ഡുകള്.
സെക്രട്ടറി യൂടെ മറ്റു ചുമതലകള്
1.പ്രത്യേകമായി മറ്റുള്ളവരെ ചുമതലപെടുത്താത്ത എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ഫോറത്തിനുവേണ്ടി സെക്രട്ടറി ചെയ്യണം.
2.തന്റെ കാലാവധി അവസാനിക്കുമ്പോള് ഫോറത്തിന്റെ സ്ഥാവരജംഗമ വസ്തുക്കളും രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കാര്ഡുകളും
സെക്രട്ടറി തന്റെ പിന്ഗാമിയെ ഒപ്പിട്ട ലിസ്റ്റ് സഹിതം ഏല്പ്പിക്കണം.
3, ഇപ്രകാരം ചെയ്യാന് സെക്രട്ടറി വിസമ്മതിച്ചാല് കാണ്സിലോ, പ്രസിഡന്റൊ അതികാരപ്പെടുത്തുന്ന മുറക്ക് ജോയിന്റ്
സ്വെക്രട്ടറി ഇക്കാര്യം നടത്തണം .
4. സെക്രട്ടറി തന്റെ അധികാരം വിനിയോഗിക്കുമ്പോഴും കടമകള് നിര്വ്വഹിക്കുമ്പോഴും പ്രസിഡന്റുമായി ആലോചിക്കുവാന്
ബാദ്ധ്യസ്ഥനാണ്.
5.സെക്രട്ടറിയും ട്രഷററും യോജിച്ചു ദൈനംദിന കണക്കുകള് സൂക്ഷിക്കുകയും പ്രതിമാസ വരവുചിലവ് കണക്കുകള്
കാണ്സിലിന് സമര്പ്പിക്കുകയും അംഗീകാരം വാങ്ങുകയും ചെയ്യണം.
6. ഫോറം ഫണ്ട് സെക്രടടറിയുടെയും ട്രഷററുടെയും ജോയന്റ് അക്കൌണ്ടില് ഏതെങ്കിലും സഹകരണ ബാങ്കിലോ,
ഷെഡ്യൂള്ഡ് ബാങ്കിലോ ,നാഷനലൈസ്ഡ് ബാങ്കിലോ നിക്ഷേപിക്കണം.
4 ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി
ഫോറത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തനത്തില് സെക്രട്ടറിയുടെ സഹായി എന്ന നിലയില് പ്രവര്ത്തിക്കുകയും സെക്രട്ടറിയുടെ
അഭാവത്തില് അദ്ദേഹത്തിന്റെ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
5 . ട്രഷറര്
പണസംബന്ധമായ ഇടപാടുകള് സെക്രട്ടറി യുടെ അംഗീകാരത്തോടെ ട്രഷറര് നിര്വഹിക്കേണ്ടതും ആയതു പ്രസിഡന്റിന്റെ
അംഗീകാരത്തിനും ,പരിശോധനക്കും വിധേയമാക്കേണ്ടതുമാണ് .ഫോറം കണക്കുകള് തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുകയും
നീക്കിയിരുപ്പു തുക ബാങ്കില് സെക്രട്ടറിയുടെയും ട്രഷററുടെയും കൂട്ടായ അക്കയണ്ടില് നിക്ഷേപിക്കേണ്ടതുമാണ് .
കണക്കുകള് കൌാണ്സിലിലും ജനറല് ബോഡിയിലും അവതരിപ്പിച്ചു അംഗീകാരം വാങ്ങണം. ഫോറം നിധി,കണക്കു ബുക്ക്,
വരവുകള്,രസീത് ബുക്കുകള്,വാച്ചറുകള് എന്നിവ ട്രഷറര് സൂക്ഷിക്കണം.ട്രഷറര് ഫോറത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക
താല്പര്യങ്ങളുടെ സംരക്ഷകന് കൂടിയാണ്. അത്യാവശ്യ ചെലവുകള്ക്കായി 5000 രൂപയില് കവിയാത്ത തുക ട്രഷറര്ക്ക്
കൈവശം വയ്ക്കാവുന്നതാണ്.. ചുമതലകള് വിടുന്ന സമയം ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ റിക്കാര്ഡുകളും, കൈവശം സൂക്ഷിക്കുന്ന
പണവും ഒപ്പിട്ട ലിസ്റ്റ് സഹിതം പിന്൯ഗാമിക്ക് കൈമാറേണ്ടതാണ്.
വകുപ്പ് 11 പ്രതിമാസസംഗമം
മെമ്മോറാന്ഡം ഓഫ് അസോസിയേഷന് 6(സി)-യില് കാണിച്ചിരിക്കുന്ന ഉദ്ദേശലക്ഷ്യങ്ങള് നേടുന്നതിനായി
പ്രതിമാസസംഗമം നടത്തേണ്ടതാണ്.. സംഗമത്തിന്റെ തീയതിയും നടത്തേണ്ട രീതികളും ജനറല് ബോഡിയോ ഗവേര്ണിംഗ്
കൌാണ്സിലോ നിശ്ചയിക്കേണ്ടതാണ്.
വകുപ്പ് 12 ജനറല് ബോഡി
ദുസാധാരണ പൊതുയോഗം ഫോറത്തിന്റെ പരമാധികാരം ജനറല് ബോഡിയില് നിക്ഷിപ്തമായിരിക്കും.വര്ഷത്തില് ഒരു പൊതുയോഗമെങ്കിലും കൂടേണ്ടതാണ്. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ നിര്ദ്ദേശമനുസരിച്ചു
14 ദിവസത്തെ നോട്ടിസും ചര്ച്ച ചെയ്യേണ്ട അജണ്ടയും നല്കി സെക്രട്ടറി സെക്രട്ടറി പൊതുയോഗം വിളിച്ചു ചേര്ക്കണം. വിശേഷാല്;/ അടിയന്തര പൊതുയോഗത്തിനു 7 ദിവസത്തെ നോട്ടിസ് നല്കണം. ഈ പൊതുയോഗം ഏതു ആവശ്യത്തിന് വേണ്ടിയാണോ വിളിച്ചു ചേര്ത്തത് , ആ കാര്യം മാത്രമേ ചര്ച്ച ചെയ്യുവാനും തീരുമാനം എടുക്കുവാനും പാടുള്ളു. ബൈലോ ഭേദഗതി ഒഴിച്ചുള്ള കാര്യങ്ങള്ക്കു ഭൂരിപക്ഷ തീരുമാനം മതി. ബൈലോ ഭേദഗതിക്കു സഭയില് സന്നിഹിതരായി വോട്ട് ചെയ്യുന്നവരില് 24 അംഗങ്ങളുടെ ഭൂരിപക്ഷം വേണം. ആകെയുള്ള അംഗങ്ങളില് Vs ഭാഗമോ 25 പേരോ ഏതാണ് കുറവെന്നുവച്ചാല് അതായിരിക്കും പൊതുയോഗത്തിന്റെ കോറം. യോഗത്തിന്റെ നിശ്ചിത സമയം കഴിഞ്ഞു അരമണിക്കൂറിനുള്ളില് കോറം ഇല്ലെങ്കില് യോഗം അടുത്ത ആഴ്ച അതേ സ്ഥലത്തു അതേ ദിവസം അതേ സമയത്തു കൂടുന്നതിനു മാറ്റി വയ്ക്കണം, ഇങ്ങനെ മാറ്റി വയ്ക്കുന്ന യോഗത്തിനു കോറം ആവശ്യമില്ല. സന്നിഹിതരായ അംഗങ്ങള്ക്ക് അജണ്ട ചര്ച്ച ചെയ്തു തീരുമാനം എടുക്കാം. ഹാജരായിട്ടുള്ള അംഗങ്ങളുടെ ഭൂരിപക്ഷ അഭിപ്രായം അനുസരിച്ചു രഹസ്യമായോ പരസ്യമായ ഉള്ള വോട്ടിങ്ങിലൂടെ തീരുമാനം എടുക്കേണ്ടതാണ് . b) പൊതുയോഗത്തിന്റെ (ജനറല് ബോഡി) അധികാരങ്ങളും ചുമതലകളും. 1. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിനെ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. 2, വാര്ഷിക റിപ്പോര്ട്ട്, വരവ് ചെലവ് കണക്കു , ബഡ്ജെറ്റ് ,ധനാഭ്യര്ത്ഥന എന്നിവ ചര്ച്ച ചെയ്തു അംഗീകരിക്കുക. 3, 2 ഓഡിറ്റര്മാരെ നിയമിക്കുക. 4. ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലിന്റെ തീരുമാനങ്ങളിന്മേലുള്ള അപ്പീലുകളില് തീര്പ്പ് കല്പിക്കുക . ട.. ഗവേര്ണിംഗ് കഭാണ്സിലിനെതിരെയുള്ള അവിശ്വാസപ്രമേയങ്ങളില് തീരുമാനമെടുക്കുക. 6.അംഗങ്ങളോ ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലോ നിര്ത്തേശിക്കുന്ന ബൈലോ ഭേദഗതികള് ചര്ച്ച ചെയ്തു അംഗീകരിക്കുക. 7. പൊതുയോഗത്തില് ഉന്നയിക്കാനുള്ള അംഗങ്ങളുടെ ചോദ്യങ്ങളും പ്രമേയങ്ങളും 5 ദിവസങ്ങള്ക്കു മുന്പ് സെക്രട്ടറിക്കു ലഭിച്ചിരിക്കണം.
വകുപ്പ് 13 സാധാരണ പൊതുയോഗം ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സിലി ന്റെ തീരുമാനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലോ 20-ല് കുറയാത്ത അംഗങ്ങളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള അപേക്ഷയുടെ ടിസ്ഥാനത്തിലോ വിശേഷാല് പൊതുയോഗം വിളിച്ചു ചേര്ക്കേണ്ടതാണ്. അംഗങ്ങളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള ആവശ്യത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് കൂടുന്ന പൊതുയോഗത്തില് അവര് ഉന്നയിച്ച കാര്യങ്ങള് മാത്രമേ അജണ്ടയില് പെടുത്താവു. അംഗങ്ങളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള ആവശ്യപ്രകാരം കണ്സില് 15 ദിവസത്തിനകം യോഗം വിളിച്ചു ചേര്ത്തില്ലെങ്കില് ഈ അംഗങ്ങള്ക്ക് 14 ദിവസത്തെ നോട്ടിസും അജണ്ടയും നല്കി പൊതുയോഗം വിളിച്ചുചേര്ക്കാവുന്നതാണ്. അങ്ങനെയുള്ള അസാധാരണ പൊതുയോഗത്തില് കോറം ഇല്ലെങ്കില് യോഗം പിരിഞ്ഞതായി കണക്കാക്കാവുങ്ങുന്നതാണ്. ഈ വിഷയം അടുത്ത 6 മാസത്തേക്ക് ഉന്നയിക്കാന് പാടില്ലാത്തതുമാണ്.
വകുപ്പ് 14 വാര്ഷിക പൊതുയോഗം ഓരോ വര്ഷവും ഏപ്രില് മാസത്തില് വാര്ഷിക പൊതുയോഗം കൂടേണ്ടതാണ്. ഈ യോഗത്തില് മാര്ച്ച് 31 വരെയുള്ള റിപ്പോര്ട്ട്, വരവ് ചെലവ് കണക്കു, ബഡ്ജറ്റ് മുതലായവ ചുര്ച്ച് ചെയ്തു പാസ്സാക്കേണ്ടതാണ്. കൂടാതെ ഗവേര്ണിംഗ് കൌണ്സിലിന്റെ കാലാവധി 2 വര്ഷമാകയാല് ഒന്നിടവിട്ട് കൂടുന്ന വാര്ഷിക യോഗത്തില് നിന്നും ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സില് അംഗങ്ങളെ തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടതാണ് .
വകുപ്പ് 15 ബൈലോ ഭേദഗതി ബൈലോ ഭേദഗതി അജണ്ടയില് ഉള്ക്കൊള്ളിച്ചിട്ടുള്ളതും കോറം ഉള്ളതുമായ പൊതുയോഗത്തില് അംഗങ്ങളുടെ : ഭൂരിപക്ഷത്തോടെ ബൈലോ ഭേദഗതി ചെയ്യാം. ബൈലോ ഭേദഗതി യോഗത്തിനു 14 ദിവസം മുന്പ് അംഗങ്ങളുടെ അറിവിലേക്ക് അവ പ്രസിദ്ധീകരിച്ചിരിക്കണം. അംഗങ്ങള് അവതരിപ്പിക്കാന് ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ഭേദഗതി നിര്ദ്ദേശങ്ങള് മുന്കൂട്ടി സെക്രട്ടറിയെ അറിയിച്ചിരിക്കണം.
വകുപ്പ് 16 അവിശ്വാസപ്രമേയം. ഒരു ഭാരവാഹിക്കോ കണ്സില് അംഗത്തിനോ , ഈ കുണ്സിലിനു മുഴുവനുമായോ എതിരായി അവിശ്വാസപ്രമേയം പൊതുയോഗത്തില് പാസ്സായാല് ആ ഭാരവാഹി/കാണ്സില് അംഗം ഉടന്തന്നെ രാജി വച്ച് ഒഴിയണം. ആ ഒസീവ് പൊതുയോഗം തന്നെ നികത്തുകയും വേണം. അവിശ്വാസം കാണ്സിലിന് മുഴുവനും എതിരെയാണ് പാസ്സാക്കുന്നതെങ്കില് ഒരു കണ്വീനര് ഉള്പ്പെടെ 5 പേര് അടങ്ങുന്ന താല്ക്കാലിക കാണ്സിലിനെ യോഗ തെരഞ്ഞെടുക്കണം. താല്ക്കാലിക കൌണ്സില് ഉടന്തന്നെ അധികാരം ഏറ്റെടുക്കുകയും 30 ദിവസത്തിനകം വിശേഷാല് പൊതുയോഗം വിളിച്ചുചേര്ത്ത് ശിഷ്ടകാലത്തേക്കുള്ള പൂതിയ ഗവേര്ണിംഗ് കഭാണ്സിലിനെ തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടതാണ്.
വകുപ്പ് 17 വനിതാ വിഭാഗം ഫോറത്തിന് ഒരു വനിതാ വിഭാഗം ഉണ്ടായിരിക്കണം. സാമൂഹ; സാംസ്കാരിക കലാ വിദ്യാഭ്യാസ ആരോഗ്യ മേഖലകളില് സ്ത്രീകളുടെയും കുട്ടികളുടെയും ക്ഷേമവും ഐശ്വര്യവും ഉറപ്പുവരുത്തുന്നത്തിനുള്ള പരിപാടികള് ഗവേര്ണിംഗ് കാണ്സിലിലെ സ്ത്രീ അംഗങ്ങളുടെ നേതൃത്വത്തിലും നിയന്ത്രണത്തിലും ആവിഷ്കരിക്കേണ്ടതാണ്. ഗവേര്ണിംഗ് കാൌാണ്സിലുള്ള അംഗങ്ങള് സാധാരണ അംഗങ്ങളില് നിന്നും 4 പേരെകൂടി കോ-ഒപ്റ്റ് ചെയ്തു 7 അംഗങ്ങളുള്ള ഒരു സമിതി രൂപീകരിക്കണം പ്രസിഡന്റ് , സെക്രട്ടറി എന്നിവര്കൂടി എക്സ് ഒഫിഷ്യോ അംഗങ്ങളായി 9 അംഗസമിതി വിനിത വിഭാഗത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തനം
കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതില് സ്രത്തിക്കണം. ഈ വിങ്ങിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള നിയന്ത്രണം ഗവേര്ണിംഗ് കാണ്സിലിനായിരിക്കും.
വകുപ്പ് 18 തെരഞ്ഞെടുപ്പ് നടപടിക്രമങ്ങള് തെരഞ്ഞെടുപ്പ് വര്ഷങ്ങളില്, തെരഞ്ഞെടുപ്പ് തീയതിക്ക് ഒരു മാസം മുന്പ് എങ്കിലും ഗവേര്ണിംഗ് ഭാണ്സില് ഒരു റിട്ടേര്ണിംഗ് ഓഫീസറെ നിയമിക്കണം.ഇദ്ദേഹം ഫോറത്തിന്റെ അംഗവും തെരഞ്ഞെടുപ്പ് നടപടിക്രമങ്ങളില് അത്യാവശ്യം അറിവുള്ളവനും ആയിരിക്കണം.അദ്ദേഹം തെരഞ്ഞെടുപ്പില് മത്സര സ്ഥാനാര്ത്ഥിയോ , ഏതെങ്കിലും സ്ഥാനാര്ത്ഥിയുടെ നിര്ദ്ദേശകനോ ആയിരിക്കരുത്. തെരഞ്ഞെടുപ്പ് നടപടിക്രമങ്ങളുടെ സുഖമമായ നടത്തിപ്പിന് റിട്ടേര്ണിംഗ് ഓഫീസര് ഉത്തരവാദിയായിരിക്കും. അദ്ദേഹത്തിന് അതിനുള്ള പൂര്ണ്ണ സ്വാതന്ത്ര്യം ഉണ്ടായിരിക്കും . തെരഞ്ഞെടുപ്പ് വിജ്ഞാപനം കാലേകൂട്ടി ഇറക്കുക, നിയമാവലിയുടെ 7, 9 വകുപ്പ് പ്രകാരമുള്ള സ്ഥാനങ്ങളിലേക്ക് തെരഞ്ഞെടുപ്പിനുള്ള നോമിനാഷന് സമര്പ്പിക്കുന്നതിനും പിവലിക്കുന്നതിനും ഉള്ള സമയങ്ങള് നിശ്ചയിക്കുക, നോമിനേഷനുകള് സ്വീകരിക്കുക , അവയുടെ സൂക്ഷ്മ പരിശോധന നടത്തുക , തള്ളേണ്ടവ വ്യക്തമായ കാരണങ്ങളോടെ തള്ളുക, സ്വീകാര്യമായവ സ്വീകരിക്കുക, വോട്ടെടുപ്പ് ആവസ്യമായി വരുന്ന പക്ഷം ത്തിനുള്ള ക്രമീകരണങ്ങള് ചെയ്യുകയും, വോട്ടെടുപ്പ് നടത്തുകയും,ഫലപ്രഖ്യാപനം നടത്തുകയും ചെയ്യുക എന്നിവ റിട്ടേര്ണിംഗ് ഓഫീസറുടെ ചുമതലയായിരിക്കും.
വകുപ്പ് 19 റിക്കാര്ഡുകളും കാലപരിധിയും സൂക്ഷിപ്പും. ൭) താഴെ പറയുന്ന റിക്കാര്ഡുകള് പെര്മനന്റായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
1. അംഗത്വ രജിസ്ത്ററും തസംബന്ധമായ രേഖകളും.
2. പൊതുയോഗത്തിന്റെയും കാണ്സിലിന്റെയും മിനിട്ട് ബുക്കുകള്
3. പ്രോപ്പര്ട്ടി രജിസ്റ്ററും താള് സംബന്ധമായ രേഖാകളും.
4 ,സംഭാവന രജിസ്റ്റര്.
5. നിയമാവലിയും രജിസ്ട്രാഷന് സംബന്ധമായ രേഖകളും
6. ക്യാഷ് ബുക്ക് .
7, വാര്ഷിക റിപ്പോട്ടുകളും ഓഡിറ്റ് ചെയ്ത വരവ് ചെലവ് വാര്ഷിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും ബാലന്സ് ഷീറ്റും.
8. സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റര്.
1 മറ്റെല്ലാ റികാര്ഡുകളും ഫയലുകളും 3 വര്ഷം വരെ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും കാലാഅവധിക്കു ശേഷം AVEDA EAT അംഗീകാരത്തിടെ നശിപ്പിച്ചു കളയാവുന്നതുമാണ്. രസീത് ബുക്കുകളും ചെലവുകളുടെ വാച്ചറുകളും ഇപ്രകാരം നശിപ്പിക്കുന്നതിന് മുന്പ് ഓഡിറ്റിഗും തല്സംബന്ധമായ നടപടികളും പൂര്ത്തിയായി എന്ന് കണ്സില് ഉറപ്പു വരുത്തേണ്ടതാണ്. വകുപ്പ് 20 ഫോറം പിരിച്ചുവിടല് പിരിച്ചുവിടല് അജണ്ടയുമായി ചേരുന്ന പ്രസക്തമായ പൊതുയോഗത്തില് സന്നിഹിതരായി വോട്ട് ചെയ്യുന്ന % അംഗങ്ങളുടെ ഭൂരിപക്ഷത്തോടെ മാത്രമേ ഫോറം പിരിച്ചുവിടാന് പാടുള്ളു. അപ്രകാരം പിരിച്ചുവിട്ടാലും ഫോറത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് താനെ നിലച്ചുപോയാലും ഫോറത്തിന്റെ ബാധ്യതകള് നീക്കിയുള്ള ആസ്തികള് ചാരിറ്റബിള് സൊസ്റ്്റിസ് ആക്ട് പ്രകാരം രജിസ്റ്റര് ചെയ്തിട്ടുള്ള സംഘടനകളിലോ സമാന സ്വഭാവമുള്ള സംഘടനകളിലോ ലയിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
